Kundendaten ändern und aktualisieren

Als von der BaFin regulierter Zahlungsdiensteanbieter (sog. „Payment Institut“) unterliegen wir strengen Regelungen und Vorgaben. Dies ist unter anderem das Gesetz zum Schutz gegen Geldwäsche (GwG). Es schreibt vor, dass wir als Zahlungsdiensteanbieter jederzeit über das sog. KYC-Prinzip (Know-your-Customer) sicherstellen müssen, dass die Daten unserer Kunden aktuell und korrekt sind. Das GwG dient damit dem Erkennen und der Vorbeugung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.

Aus diesem Grund sind wir gesetzlich verpflichtet, sowohl anlassbezogen als auch in regelmäßigem Turnus die KYC-Daten unserer Händler zu überprüfen.

Generell gesagt sind dies alle Kundenstammdaten eines Händlers, z. B. Firmenname, Adresse, Bankverbindung, Geschäftsführer/Inhaber, wirtschaftlich Berechtigte/r usw. Gibt es Änderungen dieser Daten, kommt es zu einer sog. anlassbezogenen Prüfung.

Konkret ergibt sich eine Meldepflicht des Händlers zur schriftlichen Mitteilung dieser Daten, aus denen sich eine anlassbezogene Aktualisierung ergibt:

Änderung der Stammdaten:

• Name oder Bezeichnung der Firma (z. B. abc GmbH in xyz GmbH)
• Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land)

Strukturelle Änderungen:

• Rechtsform (z.B. e.K. in GmbH)
• Eigentums-/Kontrollstruktur
• Vertretungsmacht (wenn in Handelsregister eingetragen oder erloschen)
• (fiktive) wirtschaftlich Berechtigte
• gesetzliche Vertreter oder Mitglieder des Vertretungsorgans

Sonstige Änderungen:

• Änderung der Bankverbindung
• Zweifel an Aktualität der Kundendaten (z. B. Eröffnung Insolvenzverfahren, Änderung des Geschäftsmodells, Kenntnisnahme, dass keine KYC-Prüfung in der Vergangenheit erfolgte etc.)
• Abschluss zusätzlicher Verträge über Zahlungsmethoden (Vertragserweiterung)
• Postrückläufer
• Bankrückläufer (z. B. Rücklastschriften, Konto erloschen, schlechte Bonität  etc.)
• Anlässe zur Erfassung/Prüfung von Händlerdaten im Laufe der Geschäftsbeziehung

Anlassbezogene Prüfungen werden durch einen Postrückläufer, eine Adress- oder IBAN-Änderung oder eine Änderung der KYC-Daten wie z. B. zum wirtschaftlich Berechtigten ausgelöst. Die anlassbezogene Aktualisierung greift für alle Kunden.

Außerdem fallen hierunter Aktivierungswünsche von Händlern, deren Terminal aufgrund von Inaktivität zunächst deaktiviert wurde. Inaktivität bedeutet, dass Sie mindestens 13 Monate keine Transaktionen über das Terminal durchgeführt haben. Bei einem Wunsch nach Re-Aktivierung muss vor der Freischaltung eine Prüfung der Kundendaten erfolgen.

Eine regelbasierte Prüfung meint vor allem die reguläre Prüfung und Aktualisierung von Kundendaten in einem bestimmten Turnus.

Hier gibt es sehr strenge gesetzliche Vorgaben. Alle im Transparenzregister eingetragenen bzw. von Ihnen gemeldeten Daten müssen genauestens mit dem Eintrag in Ihrem Ausweisdokument bzw. dem Handelsregister etc. übereinstimmen.

Haben Sie beispielsweise mehrere Vornamen, müssen auch alle Vornamen gemäß Personalausweis im Transparenzregisterauszug stehen – das betrifft auch die Schreibweise. Der Rufname bzw. der erste Vorname reicht hier also nicht.

Ebenso ist es zwingend, dass der von Ihnen im Gesellschaftsvertrag/-liste erhobene wirtschaftlich Berechtigte (wB) mit dem im Transparenzregister angegebenen wB übereinstimmt.

Beispiel für die Namensmeldung anhand eines fiktiven Beispielnamens:

Eintrag im Personalausweis:

Anna-Maria Lisa Müller

Mögliche abweichende Einträge im Transparenzregister, die zur Ablehnung führen:

Anna Müller

Anna Maria Müller

Anna-Maria Müller

Anna Lisa Müller

Maria Lisa Müller

Anna-Lisa Müller

Erlangen wir Kenntnis von einer Änderung Ihrer Kundendaten, z. B. durch einen Postrückläufer, schreiben wir Sie per E-Mail an – ggf. auch mehrfach. Gleiches gilt für die reguläre Überprüfung Ihrer Kundendaten in einem bestimmten Turnus. Das ist ein im Rahmen der gesetzlichen Prüfpflichten üblicher Vorgang. Aus diesem Grund bitten wir Sie, Ihre E-Mail-Adresse aktuell zu halten, damit wir Sie erreichen können.

Wir werden im Rahmen der Überprüfung keine Passwörter oder anderen geheimen Zugangsdaten von Ihnen verlangen. Passwörter dürfen niemals per E-Mail, über Webformulare oder ähnliche Kanäle eingegeben werden; nutzen Sie stattdessen offizielle, verifizierte Kanäle und ändern Sie Ihr Passwort ggf. sofort.

• ·    Sie senden uns die Dokumente im PDF-Format als Antwort auf unsere Anforderungsmail
• Oder Sie melden uns die Änderung über das Kontaktformular auf unserer Website. Unter https://www.payone.com/DE-de/service/kontakt/datenaenderung können Sie das passende Änderungsformular bei uns anfragen. Nach dem vollständigen Ausfüllen und mit rechtsgültiger Unterschrift versehen, senden Sie uns das Formular auf die E-Mail-Adresse zurück, über die Sie das Formular erreicht hat.

Die Identifizierung unserer Vertragspartner ist ein zentraler Bestandteil des Know-your-Customer- (KYC-)Prinzips. So halten wir als Netzbetreiber nicht nur gesetzliche Vorschriften ein, sondern reduzieren u.a. das Risiko von Identitätsdiebstahl und anderen Finanzdelikten. Sie als Händler können daher sicher sein, dass wir Ihre Daten und deren Schutz sehr ernst nehmen.

Zur Identifizierung senden wir Ihnen per E-Mail einen personalisierten Link zu, der Sie auf das Portal der Deutschen Post führt. Hier können Sie zwischen dem klassischen Postident-Coupon zur Identifizierung einer Postfiliale, dem Online- und dem Video-Ident wählen.

Der Ablauf zur Identifizierung ist wie folgt:

• Nach Klick auf den Link gelangen Sie zur Anmeldemaske des Postident-Portals, wo Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse eingeben.
• Als nächsten Schritt wählen Sie im Portal das von Ihnen bevorzugte Ident-Verfahren per Coupon, per Online-Ausweisfunktion oder per Videochat aus. Zu jedem Verfahren finden Sie im Portal ausführliche Informationen. Bei Auswahl der Online-Ausweisfunktion oder des Videochats ist der Download der Postident-App notwendig.
• Folgen Sie der Anleitung zum von Ihnen gewählten Verfahren.
• Nach der erfolgreichen Identifizierung wird das Ergebnis im Postident-Portal zum Abruf bereitgestellt.
• Wir erhalten automatisch eine Meldung, dass die Identifizierung abgeschlossen wurde und speichern das Ident-Ergebnis in Ihrer Kundenakte.

Wie bereits erwähnt, sind wir gesetzlich verpflichtet, diese Daten bei Ihnen einzuholen. Weitere Informationen dazu können Sie in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen unter Kapitel 16, Abschnitte (1) und (2) nachlesen.

Sollte uns die Erhebung der Daten nicht möglich sein, sind wir gehalten, die Möglichkeit der Transaktionsabwicklung durch Sie zunächst zu unterbinden, bis wir die Daten bzw. Unterlagen erhalten haben.

Nicht zuletzt schützt die Einhaltung dieser Regelungen auch Sie als Händler vor Missbrauch durch Dritte und sichert damit Ihren geschäftlichen Erfolg jetzt und in Zukunft ab.